¿Cómo hacer una buena presentación o publicación?

Introducción.

La calidad depende del contenido y de la forma de una presentación.

En el intercambio del conocimiento, ya sea en el mundo docente, académico o profesional, frecuentemente hacemos presentaciones públicas sobre un proyecto, así como escritos donde se publican resultados de investigación, resultados de una tesis, o propuestas de cualquier tipo. La calidad de una  presentación  o publicación depende de la relevancia del tema o de los resultados que se presentan, así como de la organización y la forma de llevar y acompañar al público en el trayecto de la presentación o lectura del texto. 

Todos queremos ser excelentes comunicadores: Piensa claramente y las palabras vendrán naturalmente.

Todos queremos ser buenos o excelentes comunicadores, queremos ser escuchados y comprendidos, y queremos que nuestras ideas se entiendan adecuadamente.  No hay duda que quien escribe y explica bien es porque ha entendido bien y piensa adecuadamente sobre un tema. Si no tenemos claro en nuestra mente lo que queremos contar o escribir, será difícil decirlo en forma clara. Como dijo Nicolás Boileau , en su “Arte Poético” de 1674  (Hervier, (1948) “Lo que se concibe bien se enuncia claramente y las palabras para decirlo nos vienen con facilidad”.  En este escrito nos concentramos en la organización de una presentación, independientemente del tema o contenido.

Las reglas valen para una presentación que puede ser oral o escrita de todo tipo.

Los pasos que enseguida describo para una buena presentación, son útiles tanto para organizar una presentación oral, como para escribir un texto, sea una tesis, un artículo de divulgación o una publicación. Esto no debe sorprendernos, ya que todos estos tipos de presentaciones son a fin de cuentas formas de comunicación humana, por lo que su estructura lógica no depende del medio utilizado en la comunicación, ya sea hablado o por escrito.  Puede pensarse sin embargo, que si distintos lectores tienen un nivel mayor o menor de familiaridad sobre un tema, sería muy difícil imaginar una forma única de presentar las ideas para todo público. Y sin embargo la organización aquí propuesta es válida para todos estos ambientes, ¿Cómo es posible? ¿Dónde está la magia?

Reglas útiles para presentaciones para todo tipo de público. ¿Será posible?

Es sin duda sorprendente que una forma de organizar una presentación pueda ser útil a todo público. Habrá que estar atentos en nuestra propia experiencia, para adaptar estrategias a nuestro estilo personal e ir mejorando en el camino.

Veamos cuál es esta organización y al final podremos reflexionar si hay magia en una propuesta fácil de aprender y a la vez tan útil y poderosa. Antes de abordar las reglas paso a paso, quiero dejar claro que esta es una propuesta, es una posible forma de organizar, que es excelente pero no la única. La creatividad humana es muy grande y siempre habrá quien pueda salir con caminos nuevos y valiosos.

La receta: Cinco fragmentos fundamentales, paso a paso.

Paso 1: Contexto

Se arranca con el primer ingrediente: la ubicación amplia o contexto del tema a tratar. Es la parte más amplia del embudo o la base de la pirámide invertida. Afortunadamente todo tema, por más preciso o amplio que sea, tiene un contexto, un tema más amplio de lo que pronto será más específico; por ejemplo el contexto puede ser el área del conocimiento humano o disciplina del tema a tratar, o dónde en el universo estamos invitados a seguir una lectura.

El contexto tiene un poder fabuloso sobre cualquier persona, para ayudar a entender e introducir algo más detallado. Al experto le sirve para arrancar motores en sus asociaciones mentales, al que sabe menos le ayuda a medir sus fuerzas y conocimiento al respecto, al que no está familiarizado le ayuda a ponerle nombre y ubicar aquello que viene y que será difícil de comprender. Identificar y clasificar nuestras dudas es ya un buen paso. Y cuando la actividad mental del lector o público está en manos de la presentación, todos agradecen ser ubicados, funciona en quien lo recibe como una cortesía, como un gesto amable.

Paso 2: ¿Cual es el problema o la intención del objetivo?

El segundo paso consiste en  plantear el problema, en explicar qué carencias o dificultades existen y que la tesis o resultados contribuyen a resolver. Un trabajo de investigación sin duda debe presentar algo nuevo, una tesis de licenciatura o posgrado de igual forma debe ofrecer algo nuevo, no forzosamente conocimiento nuevo para la humanidad, pero tiene un objetivo, una razón de ser, o propósito dirigido a atacar cierto problema, cierta carencia en el conocimiento o en las herramientas que tenemos a la mano, que existen actualmente. Describir el problema en forma general ayudará a entender la intención en forma igualmente amplia de lo que será algo más específico en el tercer paso.

Otra manera de entender este segundo paso es plantear la motivación del tema a tratar. Vale la pena pensar en la respuesta a alguna de las preguntas siguientes: ¿Porqué es relevante el tema que nos ocupa en este texto? ¿Cuáles son las motivaciones, qué utilidad tendrá el tema del que enseguida les platicaré? 

Paso 3: El resultado o tesis de la presentación.

En el tercer paso dices en qué consiste tu contribución. Por ejemplo, una tesis debe contener siempre un resultado central, algo novedoso, lo que es la contribución del trabajo, no se diga un artículo científico. Un artículo de divulgación o de otra índole contendrá lo que el autor considera el mensaje más importante.

Podemos describir en más de una frase el tema específico de nuestro trabajo, siempre recordando que vamos caminando en la pirámide invertida, yendo de lo general a los detalles, dando lugar a la presentación de los resultados obtenidos. En el caso de un escrito o presentación de un punto de vista o tesis, se sugiere presentar tanto los puntos a favor como en contra o antítesis del punto de vista.

En el paso tres resulta muy valioso distinguir los resultados, los hechos, de lo que es la interpretación de los mismos. Dar primero los resultados y enseguida la interpretación es darle su lugar al razonamiento del lector. El mundo de las ideas y del conocimiento está regido bajo el amor al entendimiento y el ejercicio del razonamiento.  Los datos, los hechos, la información y los conocimientos que la memoria pueda traer, nos sirven para recolectar las piezas adecuadas, como troncos para hacer fuego. El fuego del ejercicio de entender, que en una presentación sucede al mismo tiempo que el fuego del ejercicio de explicar, son dos ángulos de una misma luz, la del momento en que brilla la comunicación del conocimiento. Cuando compartimos los resultados estamos trayendo, a ese espacio que abrimos amablemente en el paso uno con el contexto, los elementos que se utilizarán en las interpretaciones. Cuando ofrecemos la interpretación separada de los hechos, usando como separación algo tan leve por ejemplo el silencio de un punto y seguido, o el espacio entre una diapositiva y la siguiente, estamos ofreciendo la separación mínima que le da su lugar al razonamiento del público o lector. De igual manera cuando ofrecemos una interpretación con las suposiciones que conlleva, cuando presentamos una forma de ver, pero describimos con igual claridad los puntos a favor como los puntos en contra, o bien otras opciones de interpretación de los hechos, estamos ofreciéndole elementos para que el lector ejercite su propio razonamiento. Ya sea en la eternidad de un texto, o en la fugacidad de una charla, dibujar y ejercitar el razonamiento, sencillamente vale oro.  Así como las carreteras se recorren con gasolina, y los músculos se conocen con el movimiento, de igual manera el conocimiento se recorre con un razonamiento tras otro.

En esta sección nos ocupamos con todo detalle de nuestros resultados y sus métodos; de todo aquello que se requiere para entender, captar, y valorar los resultados y sus interpretaciones. Al terminar este tercer paso, ha terminado la pirámide invertida.

Paso 4: Conclusiones e implicaciones.

Empezamos ahora a salir, a caminar por la otra pirámide o embudo, que nace en los detalles para ir caminando hacia las conclusiones primero, y las implicaciones enseguida,  y el fin de nuestra presentación o texto.

Resumir los resultados y conclusiones del trabajo, permite decir lo fundamental de nuevo, para enseguida mencionar las implicaciones, el valor y significado de los resultados. Hay que recordar que no hay que suponer que el lector sabe apreciar el valor global del trabajo a partir de los resultados. Describir las implicaciones nos da justamente la oportunidad para compartir nuestra visión de lo hecho. En el paso 4 se ubica lo hecho en un contexto más amplio, con palabras que se refieren al tema desde una vista más alejada. Este es el lugar para hablar de qué más podría hacerse, o imaginar qué significado puede tener lo presentado en un futuro. 

Paso 5: Aplicaciones, para qué servirá o serviría lo hecho.

Frecuentemente he visto en el final de las presentaciones volver a contar o hacer una lista de lo hecho, de lo presentado. Hacer un resumen de los resultados no está mal, siempre y cuando no sea el final del trabajo. En efecto, una forma más contundente, que puede hacer aún mejor la presentación o escrito, es cuando el autor mismo dedica tiempo y esfuerzo para explicarnos cómo podrían utilizarse los resultados de su trabajo, cuál es el valor de los resultados. Esto no se limita a aspectos prácticos, sino a cualquier forma o consecuencia que puede traer la tesis o resultado que se describe. Esta utilidad potencial del resultado obtenido, puede ser un hecho o puede involucrar cierta especulación.

Asimismo vale la pena recordar la introducción, y conectar directa o indirectamente, el problema planteado que nos ayudó a ubicar y explicar la relevancia del tema al inicio de la presentación, con esta parte final que se cierra y termina ubicando los resultados obtenidos, o las ideas presentadas, en el contexto del problema o carencia mencionada al inicio.

Termina aquí la presentación paso a paso de un camino muy sensato y preciso, y por lo tanto fácil de ejercitar, para una presentación oral o escrita muy bien organizada. Sin duda no es la única forma para quien se ha ejercitado y tiene capacidades de comunicación en su vida. Sin embargo, la maravilla de esta forma de organizar una presentación, es lo simple y poderosa que es.

No hay magia sino formas de ser del conocimiento humano.

Para de verdad saber qué tan poderosa es esta forma de organizar una presentación, tendríamos que ejercitarla varias veces y tener así experiencia propia para dar una opinión. Mientras eso sucede, podemos apreciar que la estructura descrita es simple. Una forma simple de decir estas reglas es: avisa de qué vas a hablar, presenta el tema, cuéntanos los detalles y ve nuevamente saliendo poco a poco. No dejes de decir lo consideras obvio, no dejes de hacer tu tarea al creer que el lector sabe tanto como tú y que puede imaginar, por ejemplo, las consecuencias de tus resultados. 

No es lo mismo entender un resultado que entender su valor y contexto ideal.

La buena comunicación logra más de una cosa a la vez, y por eso puede parecer magia. Por ejemplo, en mi opinión, lo más importante es luchar por facilitar que el lector no solo entienda, sino que aprecie el trabajo, sin exigir de antemano que sepa lo que nosotros sabemos. Para lo cual el autor debe hacer su tarea y tener claro porqué vale su trabajo, lo que se dice fácil. En efecto, la primer dificultad a la que nos enfrentamos es tomar distancia de nuestra gran familiaridad con el tema, ver qué necesito explicar, y que es el autor, quien debe poner en contexto su trabajo, tanto en la entrada del problema, como en las perspectivas de la solución, enfoque, o resultado que propone y comparte.  Es cierto además que una cosa es tener en la mano, lo digo figurativamente en el sentido de entender un resultado preciso, y otra cosa es poder poner dicho resultado en su contexto adecuado, en el contexto que más le conviene al resultado ya que es el que más valor y sentido le otorga. 

Referencias.

En el curso de los siglos, muchas personas han ejercitado el arte de comunicarse con el lenguaje, y desde la época clásica de los griegos y seguramente en otras civilizaciones, ha habido sugerencias y descubrimientos para escribir y comunicarse adecuadamente.

La estructura aquí descrita, viene de distintas fuentes. La primera y más clara, con las imágenes de los embudos, viene de mis estudios de redacción en el bachillerato. A esto se agrega la experiencia de años de redacción de artículos y otros escritos, algunos con una estructura específica, que si bien es diferente en el detalle a la organización de los 5 pasos acá descritos, tienen en común muchos aspectos.

Por ejemplo algunos formatos y reglas de textos piden los antecedentes, el estado del arte, el planteamiento del problema, todas estas distintas palabras que en la práctica, pertenecen a la ubicación del contexto. Este es solo un ejemplo para mencionar que para fines de organizar las ideas, la redacción y la comunicación se enfrenta a los mismos retos y por lo tanto no es sorpresa que la estructura de cinco pasos pueda ser tan poderosa, incluso cuando se nos pide redactar en lo que aparentemente son distintos formatos. Por último, recientemente, tomé un curso de redacción ofrecido en la UNAM por los editores de una revista científica de prestigio.

Es por todo esto dicho en el párrafo anterior, que me considero más un mediador que un autor, de estas ideas y sugerencias.  El mensaje central de los 5 pasos es algo aprendido de muchas fuentes. Ejercitar estas sugerencias mejorará nuestras capacidades como comunicadores, lo que alienta el fuego de la explicación y del entendimiento humano, así que manos a la obra ¡